Случалось ли с вами такое: вы отправили электронное письмо — и тут же хотите вернуть его назад? Со всеми случалось! Мы можем штамповать емейлы со скоростью света — и так легко написать что-то, что случайно оскорбит адресата или будет понято им неверно. Мирабай Буш предлагает простой шаблон для написания важных писем.

Перевод © «Внимательный бизнес».

Электронная переписка почти напоминает разговор, но в ней не хватает эмоций и социальных сигналов, которые мы получаем, когда общаемся лицом к лицу или хотя бы по телефону. Если нам нужно передать какую-то сложную информацию — или если это письмо сразу для нескольких адресатов, — могут возникнуть сложности. Также, когда мы бездумно отправляем слишком много сообщений большому количеству людей, они засоряют их папку входящих.

Некоторые компании пытаются сделать электронную переписку своих сотрудников более осознанной, а для важных писем предлагают использовать правила или шаблоны, подобные этому.

1. Составьте письмо

Попробуйте почаще пользоваться клавишей Enter. Более короткие абзацы намного легче читать с экрана.

2. Сделайте паузу и сделайте глубокий вдох и выдох

Положите руки перед собой и пошевелите пальцами, чтобы дать им немного отдохнуть. Потом соедините пальцы обеих рук вместе и положите ладони за голову. Откиньтесь назад и дайте шее немного отдохнуть. Теперь вы в хорошей форме для того, чтобы совершить следующий шаг.

3. Подумайте о том человеке — или о тех людях, — которым вы собираетесь отправить это сообщение

Как они обычно реагируют? Как вы хотите, чтобы они отреагировали? Они услышат то, что вы хотите им сказать? Может быть, стоит упростить какие-то фразы или абзацы? Могут ли они неправильно понять вас, рассердиться или обидеться? Или подумать, что вы слишком радостно настроены, если в письме вы, например, выражаете отказ или даёте честную обратную связь?

Также если вы пишете кому-то, кто работает на вас, важно учитывать, как это может повлиять на ваше послание. Предложения, поступающие от вышестоящего руководства, могут звучать в письме как приказ.

4. Посмотрите на письмо еще раз и внесите в него несколько изменений

Вот несколько рекомендаций:

• Иногда в том, что вы хотите сообщить, слишком много нюансов — и сложно делать это в текстовой форме. Возможно, лучше сообщить об этом лично, тогда вы сможете внести какие-то уточнения по ходу разговора, обменяться мнениями и прийти в итоге к компромиссу. А уже после этого вы можете отправить сообщение, в котором кратко опишете основные тезисы и итоги разговора.
• Чем меньше слов, тем большую ясность они создают и более сильное влияние оказывают. Иначе суть вашего сообщения может просто потеряться.
• Если вы пишете об эмоциях, обратите внимание на те слова, которые вы выбираете — и которые задают тон письму. Например, если вы постоянно используете короткие предложения, это может звучать резко или как будто вы злитесь.

5. Не отправляйте ваше письмо прямо сейчас.

Сохраните его в черновиках, перейдите к написанию других писем или займитесь чем-то еще — и вернитесь к письму чуть позже.

6. Взгляните на него еще раз, нажмите «отправить» и пожелайте себе удачи.